Gids
Werkplekmigratie plannen: een aanpak in vijf stappen.
Een werkplekmigratie slaagt of mislukt zelden op de techniek alleen. Het verschil zit in overzicht: weten wat gereed is, wat de uitrol tegenhoudt en wie de volgende stap zet.
Wat is een werkplekmigratie?
Bij een werkplekmigratie gaan medewerkers over naar een nieuwe digitale werkplek. Voorbeelden zijn de vervanging van laptops, de overstap naar een nieuwe Windows-versie, een overgang naar cloudbeheer of het samenvoegen van IT-omgevingen na een reorganisatie. Vaak verandert ook het applicatielandschap mee.
De technische uitrol, het installeren van besturingssystemen en applicaties, gebeurt met beheer- en uitroltools. Daaromheen ligt het coördinatiewerk: welke applicaties zijn getest, welke afdelingen kunnen over, wat blokkeert een groep en welke vragen komen er na de overstap binnen. Deze gids gaat over dat coördinatiewerk.
Stap 1. Inventariseer applicaties en afdelingen
Begin met een volledige lijst van applicaties en van de afdelingen of rollen die ze gebruiken. Leg per applicatie een eigenaar vast, meestal iemand van applicatiebeheer of de leverancier. De belangrijkste uitkomst is de koppeling: welke afdeling heeft welke applicaties nodig om op dag één te kunnen werken?
Een inventarisatie is zelden in één keer compleet. Spreek af hoe je ontbrekende applicaties toevoegt en wie bevestigt dat de lijst voor een afdeling klopt.
Stap 2. Bepaal wanneer een applicatie gereed is
Maak gereedheid meetbaar. Spreek per applicatie af welke voorbereiding nodig is: bijvoorbeeld pakketteren, een technische test, een functionele test door een gebruiker en akkoord van de eigenaar. Een applicatie is pas gereed als alle verplichte onderdelen zijn afgerond en vastgelegd.
Daaruit volgt de gereedheid per afdeling: een afdeling is gereed zodra alle applicaties die zij nodig heeft gereed zijn. Zo zie je direct welke ene ontbrekende test een hele afdeling ophoudt.
Stap 3. Plan in golven en batches
Rol niet alles tegelijk uit. Verdeel de organisatie in golven en binnen een golf in batches of uitrolgroepen. Begin met een pilotgroep die representatief is maar de bedrijfsvoering weinig risico geeft. Groepeer daarna bij voorkeur afdelingen met een vergelijkbare set applicaties, zodat een batch niet op één uitzondering hoeft te wachten.
Koppel de planning aan de gereedheid. Een batch kan door wanneer alle vereiste applicaties gereed zijn. Verschuift de gereedheid, maak dan een bewuste keuze: de datum aanpassen, de afdeling naar een latere batch verplaatsen of met een tijdelijke oplossing verder gaan.
Stap 4. Rol gefaseerd uit en houd blokkades zichtbaar
Tijdens de uitrol draait alles om drie vragen: waar staan we, wat houdt ons tegen en wie moet nu handelen? Leg elk open punt vast met een oorzaak, een eigenaar en een volgende actie. Een blokkade zonder eigenaar blijft liggen, en een eigenaar zonder concrete actie weet niet wat er van hem of haar wordt verwacht.
Houd zicht op de gevolgen van een open punt. Een ontbrekend testresultaat voor één applicatie kan meerdere afdelingen en de volgende uitrolgroep raken.
Stap 5. Organiseer nazorg per batch
Na de overstap komen vragen, incidenten en restpunten binnen. Volg die per batch op, zodat zichtbaar blijft welke groep nog ondersteuning nodig heeft. Een afgeronde uitrol betekent niet dat alle restpunten zijn opgelost.
Gebruik de nazorg als leerbron. Een terugkerend probleem in batch twee, zoals afdrukinstellingen of ontbrekende rechten, kun je vóór batch drie oplossen. Zo wordt elke volgende batch voorspelbaarder.
Veelvoorkomende valkuilen
- Gereedheid in losse lijsten. Testresultaten staan in mailboxen en spreadsheets, waardoor niemand zeker weet wat echt klaar is.
- Afhankelijkheden komen laat boven. Pas vlak voor de uitrol blijkt dat een afdeling een applicatie gebruikt die niet is getest.
- Planning die vanzelf schuift. Datums veranderen zonder dat iemand bewust besluit wat het gevolg is.
- Nazorg los van de uitrol. Incidenten komen in de algemene servicedesk terecht en lessen bereiken de volgende batch niet.
Welke hulpmiddelen heb je nodig?
Voor de technische uitrol heb je een beheer- of uitroltool nodig. Voor het coördinatiewerk kun je bij een kleine migratie met een spreadsheet uit de voeten. Bij meerdere afdelingen, tientallen applicaties en een uitrol in golven wordt het lastig om de verbanden handmatig bij te houden. Daarvoor is migratieplanningssoftware zoals KliXplan bedoeld. In migratiesoftware kiezen zetten we de mogelijkheden naast elkaar.